KURIER 3 - 4 2001
PRZEDSTAWICIELSTWA REGIONALNE W BRUKSELI
Aktualnie w Brukseli funkcjonuje ok. 160 biur, reprezentujących regiony państw członkowskich Unii Europejskiej (liczba ta ulega stale zmianom w związku z tworzeniem się nowych bądź łączeniem dotychczas odrębnych biur). Najwięcej przedstawicielstw regionalnych posiadają Niemcy (17), dysponujący przedstawicielstwami, biurami łącznikowymi lub informacyjnymi wszystkich krajów związkowych, oraz Hiszpania (17), Francja (16), Wielka Brytania (16). Silną reprezentację mają również regiony krajów skandynawskich, w tym prężnie rozwijające swój potencjał i zakres działania biura państw ostatnio przyjętych do Unii Europejskiej - Szwecji i Finlandii. Jak dotąd jedno państwo członkowskie - Luksemburg - nie posiada swojego przedstawicielstwa regionalnego, a w przypadku innego - Portugalii - interesy regionalne reprezentuje oficjalnie stałe przedstawicielstwo tego państwa przy UE. W zależności od struktury administracyjnej kraju, regiony posiadają reprezentację indywidualną bądź grupową. I tak w przypadku państw o strukturze federalnej lub zbliżonej, w której występują regiony o dużym stopniu autonomii, reprezentowane są poszczególne regiony, posiadające własne, samodzielne przedstawicielstwa w Brukseli. Odnosi się to w szczególności do landów niemieckich, austriackich, regionów belgijskich, hiszpańskich, włoskich, brytyjskich. Większość regionów jest jednak wspólnie reprezentowanych na bazie wspólnego przedstawicielstwa, grupującego regiony jednego państwa członkowskiego z punktu widzenia bliskości terytorialnej i wspólnoty interesów. Przykładem mogą służyć regiony państw skandynawskich - szwedzkie, fińskie, częściowo duńskie. Najogólniej zadania biur regionalnych można określić w następujący sposób:
1. Pozyskiwanie i jak najszybsze przekazywanie do regionu informacji na temat programów i nowych inicjatyw UE dostępnych dla danego regionu (np. programy przedakcesyjne), planowanych przetargów na projekty (pozyskiwanie partnerów do wspólnego przygotowania projektów), procedur, a także na temat innych przedsięwzięć i inicjatyw instytucji europejskich - zgodnie z priorytetami określonymi przez władze regionalne. Ponadto dostarczanie instytucjom UE oraz innym partnerom (np. przedstawicielom innych biur regionalnych) szczegółowych informacji na temat danego regionu, które posłużą np. do inicjowania współpracy pomiędzy tymi instytucjami lub regionami.
2. Pomoc w przygotowywaniu oraz pozyskiwaniu źródeł finansowania dla różnych projektów przygotowywanych w regionie - zdobywanie dodatkowych informacji niezbędnych do prawidłowego przygotowania projektu.
3. Przygotowywanie wizyt przedstawicieli władz regionalnych oraz ekspertów z regionu - szkolenia, seminaria, konferencje - funkcja edukacyjna.
4. Prezentowanie priorytetów, problemów oraz planów rozwojowych regionu w trakcie różnego rodzaju spotkań z przedstawicielami KE, Komitetu Regionów oraz instytucji europejskich i przedstawicieli innych regionów (bezpośredni lobbying na rzecz regionu).
5. Punkt kontaktowy dla przedstawicieli innych regionów zainteresowanych nawiązaniem kontaktu z danym regionem i aktywne poszukiwanie tego rodzaju kontaktów dla swojego regionu - łatwy dostęp do wielu regionów europejskich oraz innych organizacji - możliwość wymiany informacji i inicjowania wspólnych działań.
6. Promowanie potencjału gospodarczego i walorów turystycznych danego regionu - funkcja pośrednia lub bezpośrednia.
7. Organizowanie imprez mających na celu prezentowanie i promowanie dorobku kulturalnego danego regionu - współpraca z innymi instytucjami polskimi działającymi w Brukseli, przede wszystkim polskimi przedstawicielstwami dyplomatycznymi.
8. Udział w procesie informowania społeczności danego regionu o problemach związanych z integracją europejską (spotkania informacyjne). Cennym doświadczeniem dla regionów polskich, które rozważają możliwe formy obecności w Brukseli jest praktyka tworzenia biur regionalnych na bazie wspólnoty interesów podmiotów lokalnych, które decydują się tworzyć wspólną reprezentację zewnętrzną. W tym znaczeniu biura w Brukseli wspomagają działalność aktorów lokalnych, na które składają się władze lokalne, ale bardzo często również inne podmioty - izby przemysłowo-handlowe, stowarzyszenia zawodowe, szkoły wyższe i placówki oświatowe, instytuty naukowo--badawcze. W celu lepszej identyfikacji wspólnych interesów i koordynacji wysiłków tworzone są w wielu przypadkach, na szczeblu regionalnym, związki celowe, prowadzące działalność na rzecz promocji regionu. Na przykład, biuro regionów Południowej Szwecji reprezentuje związek pn. SydSam, który grupuje 77 gmin Płd. Szwecji, zamieszkałe przez 2,2 min osób. Partnerstwo lokalne obejmuje również Izbę Handlowo-Przemysłową Płd. Szwecji, od 1996 r. reprezentowanej przez przedstawiciela w biurze regionalnym Płd. Szwecji w Brukseli. Podstawową funkcją biura w Brukseli jest reprezentowanie regionu jako całości w kontaktach z instytucjami Unii Europejskiej, z innymi organizacjami i reprezentacjami regionalnymi. Biuro spełnia dla swoich członków funkcję "wczesnego ostrzegania" odnośnie do zamierzeń i działań legislacyjnych Komisji, Parlamentu Europejskiego, Komitetu Regionów, w odniesieniu do polityki regionalnej i funduszy strukturalnych. Biuro zapewnia również wsparcie dla indywidualnych członków związku zaangażowanych w projekty, współfinansowane przez UE oraz występuje w charakterze koordynatora w poszukiwaniach partnerów dla wspólnych projektów. Biuro wydaje w języku angielskim magazyn, prezentujący aktualności życia ekonomicznego, społecznego i kulturalnego regionu. Podobnie również funkcjonuje zreorganizowane w 1999 r. Walijskie Centrum Europejskie, zrzeszające 70 partnerów regionalnych.
Istnieją również biura regionalne państw nieczłonkowskich - Norwegii (Stavanger Region Office, Norweskie Stowarzyszenie Władz Lokalnych i Regionalnych) oraz trzy grupowe przedstawicielstwa kantonów Szwajcarii. Ciekawy dla Polski przykład stanowi działalność biura norweskiego regionu Stavanger, jako przedstawicielstwa państwa nieczłonkowskiego Unii Europejskiej. Biuro to reprezentuje w ok. dwóch trzecich interesy lokalnego biznesu, a w jednej trzeciej - instytutów naukowo-badawczych, uczelni i władz lokalnych, łącząc działalność reprezentacyjną z funkcją consultingu i doradztwa, głównie na potrzeby miejscowych producentów, usługodawców oraz wszelkich instytucji i podmiotów, zainteresowanych internacjonalizacją swojej działalności, przede wszystkim na skalę europejską. Do 1999 r. żaden kraj kandydacki nie miał reprezentacji na szczeblu regionalnym. Odnotować należy zaistnienie w Brukseli od 14 czerwca 1999 r. biura informacyjnego dwóch polskich województw wschodnich - podlaskiego i lubelskiego (aktualnie tylko lubelskiego). Oprócz działań informacyjno-lobbyingowych na rzecz swoich regionów, biuro zgłosiło propozycje udziału reprezentowanych przez siebie województw w projektach europejskich, m.in. projekcie rozwoju MSP w ramach Business Support Programme (z udziałem izb przemysłowo handlowych z Belgii i RFN), projekcie ochrony zdrowia na obszarach wiejskich w ramach programu Ouality of Life (partner brytyjski) oraz projekcie finansowanym przez rząd brytyjski na rzecz reformy administracyjnej na Ukrainie. Powstanie biura zostało przyjęte przez instytucje unijne z zainteresowaniem, co przejawiło się w spotkaniach prowadzącej biuro z przedstawicielami Komisji Europejskiej, m.in. komórki ds. polskich oraz programu PHARE, jak również z życzliwym przyjęciem innych biur regionalnych. Od czerwca 2000 r. funkcjonuje również biuro Stowarzyszenia Pomorskich Gmin Wiejskich. W odniesieniu do innych państw kandydackich odnotować należy istnienie od września 1999 r. biura regionów węgierskich oraz od końca 2000 r. biura miasta Pragi.
* * *
W przypadku regionów z krajów członkowskich nie istnieją żadne odrębne przepisy prawne regulujące powstawanie i działalność tego typu biur regionalnych w Brukseli, nie mają one żadnego specjalnego statusu formalnego - powstają i działają na podstawie zasady wolnego przepływu usług i pracowników pomiędzy krajami UE. Nie jest wymagane uzyskanie żadnego formalnego zezwolenia na utworzenie tego typu biura w Brukseli -jedyny warunek to przestrzeganie zobowiązań podatkowych. W przypadku regionów i instytucji z krajów spoza UE sytuacja wygląda podobnie -jedyna różnica (o ile dany kraj ma podpisaną umowę z Belgią o unikaniu podwójnego opodatkowania) polega na tym, że pracownik takiego biura musi uzyskać od władz belgijskich wizę długiego pobytu. Biuro to, podobnie jak biura z krajów członkowskich, musi zostać zarejestrowane przez władze regionu Bruxelles Capitale. Po reformie administracyjnej w Polsce podmiotem odpowiedzialnym za współpracę zagraniczną poszczególnych województw są władze samorządowe województwa.
Zgodnie z interpretacją MSZ utworzenie biura informacyjnego regionu polskiego w Brukseli należy traktować jako inicjatywę zagraniczną, a zatem władze regionalne muszą przedłożyć do MSZ stosowny wniosek i wszelkie wymagane dokumenty (uchwała Sejmiku Wojewódzkiego jako organu kompetentnego do podejmowania decyzji budżetowych) z prośbą o wydanie opinii w tej sprawie.
Po uzyskaniu pozytywnej opinii MSZ biuro takie może formalnie rozpocząć swoją działalność, regulując jednocześnie wszelkie kwestie związane z rejestracją biura w Brukseli i legalizacją pobytu w Belgii osób w nim pracujących. Z doświadczenia wszystkich innych regionów krajów członkowskich wynika, że biuro takie przynosi regionowi określone wymierne korzyści - jednak należy sobie zdawać sprawę, że:
* utworzenie takiego biura w Brukseli to inicjatywa i inwestycja długofalowa, na efekty trzeba poczekać (wymaga to od pracownika biura zbudowania odpowiedniej sieci kontaktów, zarówno formalnych jak nieformalnych, oraz dobrej orientacji w sprawach dotyczących instytucji i programów europejskich);
* biuro powinno od samego początku swego funkcjonowania zapewnić sobie dostęp do bieżących informacji na temat inicjatyw i spraw europejskich;
* region powinien określić wyraźnie swoje priorytety rozwojowe, a tym samym kluczowe zadania dla swego biura w Brukseli;
* administracja regionalna powinna się przygotować do właściwego spożytkowania informacji napływających z biura - we właściwy sposób zorganizować zespół osób w regionie - odpowiedzialnych za kontakt z biurem w Brukseli - nie może to być dodatkowe, drugorzędne zadanie dla kogoś w regionie, gdyż często kluczem do sukcesu jest zdolność szybkiego reagowania i przygotowania odpowiednich informacji o regionie czy propozycji projektów (koniecznie po angielsku - osoba pracująca w biurze w Brukseli nie ma czasu na przygotowywanie tłumaczeń) tak, aby można jak najszybciej uzyskać opinię osób odpowiedzialnych za te kwestie w KE lub też inne niezbędne informacje. Ponadto należy wyznaczyć w regionie osoby odpowiedzialne za kontakt z biurem w Brukseli oraz określić wyraźnie procedury przekazywania informacji i odpowiedzialność poszczególnych osób (kto uzyskuje informacje, w jaki sposób są one przekazywane i przetwarzane, jak są dystrybuowane w regionie). System przekazywania i obiegu informacji powinien być bardzo klarowny i skuteczny - osoba odpowiedzialna za kontakt z biurem powinna zidentyfikować w regionie instytucje i organizacje (agencje rozwoju regionalnego, izby gospodarcze, organizacje gospodarcze zrzeszające podmioty gospodarcze w regionie, uniwersytety i organizacje szkoleniowe oraz inne organizacje społeczne i kulturalne (NGO), które potencjalnie mogą być zaangażowane w przygotowywanie projektów współfinansowanych ze środków UE. W każdej z tych instytucji należy zidentyfikować osobę odpowiedzialną za tego rodzaju kwestie i z nią się bezpośrednio kontaktować. Podsumowując, wypada podkreślić, że warunkiem prawidłowego funkcjonowania biura regionalnego w Brukseli jest:
* spełnienie wszelkich wymogów formalnoprawnych związanych z jego utworzeniem - zarówno w Polsce, jak i w Belgii;
* właściwy dobór osoby/osób pracujących w Brukseli (odpowiednie kwalifikacje merytoryczne i językowe, odpowiednie przygotowanie - najlepiej poprzedzone stażem w biurze regionalnym już działającym w Brukseli, np. w ramach istniejącej współpracy z regionem z kraju UE);
* prawidłowa i efektywna współpraca z administracją i władzami regionalnymi oraz silne wsparcie dla osoby pracującej w Brukseli (jasne określenie celów i zadań biura, pełne zaufanie do osoby w nim pracującej), oraz bieżące i efektywne współdziałanie biura z administracją w regionie;
* dobre kontakty z polskimi przedstawicielstwami dyplomatycznymi działającymi w Brukseli - wymiana informacji, koordynowanie działań, wspólne przedsięwzięcia - w takim zakresie, w jakim jest to możliwe, na rzecz kreowania dobrego wizerunku Polski i polskich regionów wobec instytucji UE oraz przedstawicieli innych krajów i regionów reprezentowanych w Brukseli. Ew. wspólne biuro dla wszystkich województw (tzw. ambasada regionalna) nie jest na pewno koncepcją odpowiednią dla regionów polskich, biorąc pod uwagę wysoki poziom regionalizacji kraju. Można założyć, że sytuacja, w której istniałoby takie wspólne przedstawicielstwo implikowałaby nakładanie się kompetencji z Misją RP przy UE oraz powodowałaby utrudnienie pracy biur poszczególnych regionów. Zalecane formy obecności regionów w Brukseli w okresie przedakcesyjnym to: staże w partnerskich biurach państw członkowskich, tzw. hot desks, czyli biura na zasadzie stałego adresu pocztowo-telekomunikacyjnego, obsługiwanego przez osobę, dojeżdżającą okresowo, np. jeden tydzień na miesiąc lub dwa miesiące, oraz w pełni funkcjonalne biura regionalne, tworzone jako wynik dokonanego bilansu korzyści z jego utworzenia na podstawie wspólnoty interesów podmiotów regionalnych -możliwie szeroko zdefiniowanych - raczej nie biura "czysto samorządowe", a obejmujące w miarę możliwości inne instytucje publiczne, np. szkoły, placówki naukowo-badawcze, organizacje społeczne z danego regionu. Zachęcać należy również do wspólnych reprezentacji dwóch lub więcej regionów na podstawie o wspólnoty interesów (np. regiony korzystające z programu PHARE Spójność Ekonomiczno-Społeczna, programu CBC-INTERREG, województwa nadmorskie itp.). Dla rozpoczęcia obecności regionu w Brukseli właściwe wydaje się rozważenie wykorzystania istniejących możliwości, wynikających z posiadanych przez regiony sieci kontaktów dwustronnych z regionami państw członkowskich, które mają swoje biura w Brukseli. Takie formy współpracy, jak organizacja pobytów studyjnych przedstawicieli danego regionu polskiego czy oddelegowanie stażysty, który opierając się na biurze regionu zaprzyjaźnionego i jego kontaktach, reprezentowałby jednocześnie swój region, są już szeroko praktykowane przez lokalne władze polskie i należałoby do takich działań gorąco zachęcać. Podkreślając raz jeszcze wymierne korzyści, wynikające z obecności reprezentacji regionów w Brukseli, należy jednak zastanowić się nad odpowiednią tj. adekwatną do obecnej sytuacji kraju i poszczególnych regionów, formułą takiej obecności.
Andrzej Skrzydło, I sekretarz Przedstawicielstwa RP przy UE w Brukseli |